Hvem får jobben?
Hvem er den aller beste til stillingen, og hvem får opprykk og når? Harald Høiback har nylig adressert temaet, og jeg leser alltid hans meningsytringer og artikler med stor interesse.
Akkurat dette temaet har jeg selv mye på hjertet om, kjenner jeg. Det er nok fordi jeg jobber med disponeringsordningen[1].
I Forsvaret skal man ikke få ny stilling eller opprykk basert på trynefaktor eller som følge av en lovnad eller belønning. På den andre siden skal man heller ikke miste muligheten for opprykk eller å bli innstilt til stilling dersom man er utsatt for ufordelaktig snakk eller rykter. Både prosessen i seg selv og det vi kaller «innsyn» i denne sammenheng, er sentrale faktorer å kjenne til for alle. Jeg vil derfor gjerne bidra med min fagkunnskap og erfaring, og håper det kan være med på å belyse prosessen og øke kunnskapen om hvordan dette faktisk foregår.
Du er ansatt i forsvarsgren og grad
For å si det litt enkelt, så ansettes man i Forsvaret kun første gang – i grad og forsvarsgren. Ny grad krever ny arbeidskontrakt som ansatt, men arbeidsgiver er den samme. Alle som bærer uniform er underlagt beordringsplikten etter Forsvarsloven, og det er vanlig å bytte stilling flere ganger gjennom karrieren. Beordring til ny stilling for den enkelte organiseres i Forsvaret etter et internt system; disponeringsordningen som består av beordringssystemet[2] og søknadssystemet. Jeg vil videre skrive om søknadssystemet for gruppe 2 stillinger[3].
Disponeringsomgangen og kvalifikasjonsprinsippet
Gjennom denne ordningen blir de ansatte disponert i nye stillinger etter selv å ha levert «villighet til å la seg beordre» - nesten sammenliknbart med å si «søke på stilling». Så istedenfor at en enkelt sjef eller et disponeringskontor er gitt «all makt» til å peke ut hvem som skal fylle hvilken stilling, så har vi et internt system som i stort søker å balansere mellom den ansattes ønske/villighet og Forsvarets behov. Som alle andre virksomheter i staten, skal Forsvaret følge kvalifikasjonsprinsippet som er nedfelt i statsansatteloven og beskrevet i Statens personalhåndbok pkt. 2.1.2.1:
I staten gjelder kvalifikasjonsprinsippet, som innebærer at den som er best kvalifisert for stillingen skal ansettes, jf. statsansatteloven § 3. Kvalifikasjonsprinsippet bygger på grunnleggende og ulovfestede prinsipper om likebehandling, rettferdighet og saklighet. Kriteriene i kvalifikasjonsvurderingen er utdanning, erfaring og personlig egnethet.
Det betyr at den som er best kvalifisert for stillingen skal ansettes. Ordet «ansette» i forhold til vårt interne disponeringssystem er dog litt til besvær, som tidligere nevnt. Likevel stiller vi de samme høye kravene til at den interne forvaltningen skal være etter kvalifikasjonsprinsippet.
Hvis det er sånn at frustrasjon og manglende tillit til den interne disponeringsordningen og karrieremuligheter blir en utløsende årsak til at dyktige kollegaer slutter, så er det synd og vi er nødt til å ta det på alvor på alle nivåer i Forsvaret.
«Hva, ble jeg ikke engang innstilt? Men jeg er jo den eneste på søkerlista som egentlig er skikket for en sånn stilling?»
«Jeg ser at de valgte en kvinne som sitter på nabokontoret. Det lønner seg visst å både være kvinne eller å sitte i nærheten av de som bestemmer hvem som skal ha stillingen.»
«Lederstillinger i Forsvaret som vennetjeneste.»
Ofte hørte utsagn, dessverre. Antagelig basert på sviktende grunnlag, tenker jeg, selv om jeg har stor forståelse for reaksjonen hvis man selv ikke nådde opp i konkurransen som «den beste».
Forberedende arbeid i driftsenhetene (DIF) og i FPVS
Søknadssystemet har tre prosessledd eller kontrollinstanser som er ment til å sikre en saklig og forsvarlig statlig forvaltning av utvelgelse til stilling. Innstilling og eventuelle intervjuer gjøres av lokal arbeidsgiver (DIF), videre saksbehandling og forberedelser gjøres av FPVS og endeling behandling skjer i Forsvarssjefens (FSJs) råd. Den første kvalitetssjekken foregår ved at lokale ledere videresender sin innstilling til HR i egen DIF for godkjenning. DIF gir sin påtegning og videresender innstillingen for kvalitetssikring hos andre ledd; administrasjonen (Militært disponeringskontor/FPVS). Uenigheter avklares og innstillingene ferdigstilles for fremlegging og avgjørelse i FSJs råd. Administrasjonen er i denne sammenheng en part som sitter lengre unna stillingen og vil dermed ha mindre egeninteresse i nøyaktig hvem som får hvilken stilling. Saksbehandlerens hovedoppgave består i å sikre forvaltningen – altså at kvalifikasjonsprinsippet følges og at innstillingen er logisk, saklig og rettferdig. Dette må hver saksbehandler vurdere i hver enkelt stilling, samtidig som denne må respektere at DIF selv har gjennomført intervjuene[4] og gjort sine vurderinger i forhold til hva som vil være den beste kandidaten. Kan det virkelig hold i at den beste søkeren er den kandidaten som har hatt stillingen midlertidig? Dette er et av spørsmålene vi ofte må stille oss selv. Rådet kommer også til å vurdere dette. I forvaltningen og tolkningen av regelverket, opplever nok alle involverte å stå i både enkelte etiske dilemmaer og krevende vurderinger i hver eneste av søknadsrundene. Likevel skal det tas avgjørelser. For min egen del har jeg et sterkt ønske om at de anbefalingene jeg gir DIF og senere legger fram for rådet, skal være rettferdige, velbegrunnede og saklige. Det er rett og slett saksbehandlerens oppgave. Når dette så kontrolleres i tredje instans, er det som å være «oppe til eksamen». Har vi sett alt? Eller vil rådet finne noe vi ikke har sett og ikke fått vurdert på forhånd. Hva vil de syns om det skjønn som er utøvd – er de enig? Rådsbehandlingen er uansett en enorm støtte i dette arbeidet, og en stor trygghet for at prosessen og forvaltningen er godt og grundig sikret.
Den endelige avgjørelsen - Forsvarssjefens råd:
Rådet er sammensatt av tre representanter fra arbeidsgiver (HÆR, SJØ og LUFT) samt tre representanter fra arbeidstakerorganisasjonene (ATO-ene) og ledes av en OF5. Det er ikke faste plasser FSJs råd, men det er viktig også her at det er bredt sammensatt, og at det kommer nye representanter inn og drar nytte av erfaringer fra noen av de som har lang erfaring fra rådsarbeidet.
Når jeg hører eller leser at gjeve karrierestillinger i Forsvaret fordeles etter trynefaktor og ikke etter kvalifikasjonsprinsippet, blir jeg rett og slett lei meg og lurer på hvilken enkelt sak det er snakk om og hvor mye hold det er i påstandene. Min opplevelse er at det på generelt grunnlag i hvert fall ikke kan være sant, samtidig som jeg tenker at det uansett ikke skal være sånn.
FSJs råd er avgjørende myndighet og gjør et solid stykke arbeid som krever mye av både den enkelte og rådets leder. I stilling som saksbehandler er jeg en av svært få privilegerte i Forsvaret som får være vitne til dette fortrolige arbeidet. Og jeg deler gjerne min vurdering:
Her er det gode prosesser og nyttige faglige diskusjoner i mange timer i strekk, og både administrasjonen og alle i rådet har en uttalt respekt for arbeidet. Det skal være alvor å bestemme hvem som er best til stillingen, og hvem som ikke får være med i konkurransen. Og det er skjebnen til både Forsvaret, som skal løse oppdrag i krig, krise og fred, og den enkelte søker, som står på spill.
Svært ofte opplever jeg at rådet i hver enkelt sak, raskt identifiserer det jeg selv har grunnet over i flere dager eller uker i forkant av min endelige anbefaling (administrasjonens innstilling) til rådet. Det slutter aldri å imponere meg hva sju rådsmedlemmer kan finne ut av og snappe opp i hver enkelt sak i kampens hete, der og da. Det hender at rådet er uenig i administrasjonens innstilling, og da har de myndighet til å gjøre om på den. Det viktigste er at de til slutt blir enige når resultatet skal stemmes over, og de fleste sakene stemmes gjennom med full enighet (7 – 0). Rådet er svært nøye. De kan vurdere å endre rekkefølgen på de innstilte til stillingen, altså flytte innstilte kandidater opp og ned i rangering. Men de kan være vel så opptatt av å se på de søkerne som ikke når opp i konkurransen – hvilken vurdering ligger til grunn i hvert tilfelle. Noen søkere endres fra å rangeres som «ikke kvalifisert» til «ikke rangert», eller omvendt. Både rådet og administrasjonen er opptatt av at de som er kvalifisert til stillingen i forhold til de formelle kravene i stillingsannonsen, skal rangeres i rett kategori selv om de ikke når opp i konkurransen; altså som kvalifisert, men ikke rangert. En sjelden gang er rådet uenig med seg selv – da går stillingen til ny rådsbehandling i særskilt råd. Dette står detaljert beskrevet i instruksen for FSJs råd.
Hvem er så disse enkeltpersonene som utgjør FSJs råd. Det korte svaret er at det er «deg og meg», eller de som er valgt og gitt tillit til å være representanter i rådet[5]. Det er svært få som trenger å vite nøyaktig hvem det er som stiller i FSJs råd fra gang til gang, og navnene holdes fortrolig av flere grunner. Den viktigste grunnen til streng fortrolighet er kanskje for å sikre at ingen skal kunne utøve innflytelse på enkeltpersoner i rådet.
Fortrolige prosesser
Det eneste som gjøres kjent for alle og kunngjøres på søknadsrundene er hvilke stillinger som lyses ut - og i etterkant; resultatet. Dette gjøres kjent internt på Forsvarets intranettsider. Men innsyn i diskusjonene, vurderingene og hva som vektlegges, forblir innenfor rådets fire vegger. Det er rett og slett taushetsbelagt og det meste er fortrolig. Taushetsplikten og personvernet er også viktige prinsipper som tilhører statsforvaltningen. Det betyr i praksis at så få som mulig skal ha innsyn i andre kollegaers tjenesteuttalelser, personlige anliggender som omhandler helse eller familie, attester og vurderinger gjort av deres personlige egenskaper. Og sånn må det være. Vi er nødt til å utøve balansekunsten mellom «need to know» / «nice to know» i alle personellsaker, herunder også vurdering av kandidater mot stilling og opp mot hverandre.
Hvem som skal bli tildelt hvilken stilling i Forsvaret er heldigvis ikke en såkalt ekspedisjonssak eller «kurant avgjørelse» (se forvaltningsloven §6 fjerde ledd) som forvaltes skjematisk, rutinemessig og uten skjønnsmessig vurdering.
Hard konkurranse
Mange dyktige kollegaer blir svært skuffet når de ikke når opp i konkurransen, og noen slutter til og med fordi de ikke får den jobben de er forespeilet eller føler er neste steg i karrieren. Det er veldig synd, syns jeg, men det er kanskje også en naturlig konsekvens enkelte ganger.
Som tidligere profesjonell musiker i Forsvarets musikk, er jeg vant til en knallhard seleksjon - vi spiller "om kapp" for å få studieplass og senere fast jobb. Den som presterer best akkurat den dagen, får jobben. Og det er vanvittig mye dyktige folk som stiller til prøvespill. Jeg kjenner flere musikere som har prøvespilt mer enn 50 ganger før de endelig får en fast jobb. Det er rett og slett beundringsverdig. Når en musiker ikke får jobben, blir denne inspirert til å øve mer, bli bedre, presterer bedre på neste prøvespill/konkurranse. Tårene tørkes og motet til å fortsette hentes fram. Noen slutter også, selvfølgelig.
Den samme harde konkurransen kan jeg enkelte ganger kjenne igjen på karrierestillinger og seleksjon til høyere utdanning i Forsvaret. Blant 10 kandidater til en lederstilling kan det være 6 kandidater som fyller de formelle kravene. De 3-4 som havner på topp kan være nesten "umulig" å skille fra hverandre. De er alle strålende dyktige! Hvem skal man velge? Hva skal man vektlegge? Her kommer nok ofte intervju inn - og skjønn. Det skjønnet utøves av arbeidsgiver. Vi må velge. Men for å sette det helt ytterst på spissen: I enkelte tilfeller kunne vi antagelig ha "trukket lodd", fordi «alle de beste" mest sannsynlig vil være glimrende kandidater til jobben.
Innsyn til besvær
Som søker på stillingen har du rett på et begrenset innsyn som omfatter de andre søkerne. Du får på det meste se deres minirulleblad hentet fra Forsvarets datasystem for personell, SAP. Det er synd å si det, men det er ofte mangelfullt, og det er derfor avgjørende at hver enkelt søker alltid kontrollere eget rulleblad ved søknad på stilling. Datasystemer oppdateres jevnlig, og utilsiktede endringer kan oppstå. Videre betyr det at når du får ditt «innsyn» i de andre kandidatenes kvalifikasjoner, så er det sterkt begrenset. Du vil se på disse som gjennom et nøkkelhull. Navn, alder, postadresse, grad, stilling og rulleblad får du se, men ingenting av hvilke vurderinger som er gjort eller hvilke vitnemål og attester som den enkelte har på sin profil i datasystemet. Heldigvis er det ikke en datamaskin som kjører analyse av rullebladet i SAP på alle søkere og tar en vurdering ut fra dette om hvem som er best kvalifisert. Jeg er åpen for at vi i framtiden kan komme dit teknologisk sett, men der er vi ikke i dag. Den vurderingen den enkelte gjør av seg selv og egen kompetanse opp mot de andre søkerne, basert på innsynet, er derfor ofte ikke i nærheten av hverken objektiv eller realistisk. Ordet innsyn er kanskje rett og slett misvisende.
Det er kanskje drøyt å oppfordre til at alle militært ansatte bør ha tillit til disponeringsordningen og vurderinger gjort på et grunnlag de ikke får kjennskap til, men jeg syns det er enda mer drøyt å skråsikkert påberope seg trynefaktor og vennetjenester som standard saksbehandling. Den manglende tilliten som ligge bak disse utsagnene, må man likevel ta på alvor.
Tid til en prat?
Noe av det beste jeg vet i livet både med og uten uniform, er ekte møter med mennesker: Den Gode Samtale. De samtalene kan ofte finne sted i etterkant av råd. De fleste får jo ikke jobben de søkte på -the winner takes it all! Og i Forsvaret er mange vant til å være nettopp selektert og «den beste» - hvorfor skal dette plutselig stoppe opp? De fleste er kanskje ikke nok frustrert til å ville handle eller klage. Andre er gjennom hele karrieren ydmyke i forhold til ikke å nå opp i konkurransen, men noen få skriver mailer i affekt eller ringer og er rett og slett frustrert, lei og forbanna når de får avslag på stilling. Det som er sikkert, er at de alle har krav på karriereveiledning selv om vi ikke gir hverken innsyn eller reell klagerett (les: vedtak fra rådet blir ikke omgjort). Å bli oppfordret til å søke, må heller aldri oppfattes som en lovnad om å få tildelt stillingen. Men å bli hørt og sett selv om man ikke står på toppen av søkerlista, er viktig. Noen ganger kommer det fram rettmessige klager på feil dokumentasjon på eget rulleblad eller andre forhold den enkelte vil påpeke i forhold til saksbehandlinga. Og noen ganger fører arbeidstakerorganisasjonene eller lokal arbeidsgiver disse klagene på vegne av den enkelte. Klagene blir hørt og vurdert og behandla, og noen ganger leder det til at administrasjonen foreslår endringer på forvaltningspraksis. Vi kan alltid bli bedre – og vi må være åpne for at gode argumenter skal nå fram.
Ofte har jeg den glede av å ende opp i Den Gode Samtale der jeg i utgangspunktet gruer meg litt for å ringe en frustrert søker. Jeg får oppleve at å dele erfaring og kunnskap om prosessene og hvordan dette fungerer, er til stor hjelp for den som er full av følelser etter å ha lest en skuffende resultatliste. Det er kanskje her arbeidsgiversiden burde sette inn støtet for å bygge tillit til disponeringssystemet. Å få mulighet til en samtale med lokal leder, oss i FPVS eller med styrkeprodusent om egen karriere og opplevelse av det å søke på stilling, bør kunne være til stor nytte, trøst og kanskje til og med glede for den enkelte. Å selv søke kunnskap om prosess og å få god veiledning rundt dette, tenker jeg er mer fruktbart enn å fnyse og avfeie det hele som juks og fanteri. Men det krever selvfølgelig at vi på arbeidsgiversiden tar denne samtalen og møter dette behovet – ikke bare når behovet oppstår, men også gjennom årlig medarbeidersamtale.
Konkurransen er til tider enormt hard, og det er utrolig mange dyktige folk som jobber i Forsvaret. Derfor er det et perspektiv jeg skulle ønske var med i debatten rundt temaet i større grad: Er det så mye dyktige folk i Forsvaret at vi rett og slett ikke har "plass" på «den smale sti» til at alle får opprykk gjennom hele karrieren og når helt til topps på tross av sin solide kompetanse og stort potensiale?
Foto: Morten Granhaug/Forsvaret
[1] Det er ansatt en hel seksjon inndelt i to kontorer ved FPVS/PLA for å kontrollere forvaltningen. Ett kontor for sivile stillinger, og ett for militære stillinger.
[2] Denne artikkelen vil ikke omtale beordringssystemet med normalopprykk for OR2 til og med OR6 og OF1 til og med OF2
[3] Dette omfatter gradene OR7 og OR8, samt OF3 og OF4. Inntil nylig ble også sjefssersjantstillinger (OR9) forvaltet her, men dette er nylig flyttet til rådsarbeidet i FST som etter en noe annerledes prosess forvalter gruppe 1 stillinger; oberst grad (OF5) og høyere.
[4] Intervjuene bør gjennomføres etter mal gitt av FST, og ATO-ene skal inviteres til å være til stede ved gjennomføringen. Usaklige referater fra intervjuer gjennomført på mer eller mindre tilfeldige måter, kan forkastes ved behandling i FSJs råd. Det skal være kvalitet og saklighet i alle ledd.
[5] Instruksen til FSJs råd sier noe om kriteriene for hvem som kan velges (skikkethet, habilitet osv).
