Hva betyr det å være senior stabsbefal i Forsvaret? En analyse av gapet mellom intensjoner og realiteter

Rollen "Senior Stabsbefal" ble innført som en del av Forsvarsordningen for militært ansatte (OMT). Våre funn tyder på at det ble lagt for lite vekt på å definere og kommunisere intensjonen med rollen, med den konsekvens at rollen utøves lite enhetlig og ei heller i tråd med Forsvarsjefens intensjon.

I januar 2021 hadde det norske forsvaret innført en ny ordning for militært personell kalt ordningen for militært tilsatte (OMT). Ordningen la til rette for en dyptgripende omorganisering med innføring av nye roller for forsvarsansatte. En av rollene som har blitt endret er rollen som senior stabsbefal.

Innføringen av nye stillingstitler, som for eksempel senior stabsbefal i spesialistsøylen, også kalt OR-søylen, synliggjør endringene som skjedde i kjølvannet av OMT. "Senior stabsbefal (SSB)" var et teama i utdanningen av en ny generasjon offiserer og spesialister på den videregående befalsutdanning 3 (VBU 3) ved Forsvarets høgskole (FHS). Det synes imidlertid å være mye som er uklart blant så vel studenter som forelesere rundt spørsmålet om hva et senior stabsbefal egentlig er. Nysgjerrigheten danner ansats til dette spørsmålet: Hvilken rolle og betydning har egentlig et senior stabsbefal?

Flere studier tangerer spørsmålet, både om hva den nye ordningen egentlig var, og hvordan den kom til uttrykk. Major Stein Helge Kingsrød (2022) har i sin doktorgradsavhandling fra Universitetet i Oslo, Alle andre gjør det jo sånn! (2022), sett nærmere på utviklingen av Forsvarets personellsystem over tid. Major Morten Haslekås (2018) har i FHS-masteroppgaven fra 2018, Ordning for militært tilsatte (OMT), beskrevet de forsvarsgrenvise tilnærmingene til reformen. Mange andre har også skrevet oppgaver tilknyttet OMT. Det virker imidlertid ikke til at noen har   analysert rollen som senior stabsbefal.

Noe forenklet kan begrepet senior stabsbefal deles opp og forklares i tre bestanddeler; senior, som kan forklares som «eldre»; stab, som beskrives som et organisatorisk ledd i støtte til leder; og befal, som er en fagutdannet spesialist med lederansvar.  Dette er i midlertidig ikke tilstrekkelig beskrivende for hva denne rollen er ment å være. I denne artikkelen drøfter vi hva som ligger i begrepet, og hvorvidt det er samsvar mellom intensjonen bak rollen, hvis det var noen, og hvordan den utøves i Forsvaret.

OMT - en endringsprosess

Innføringen av OMT er en endringsprosess. Det er da naturlig å analysere spørsmålet i lys av endringsteori, som er et verktøy for å forstå implementeringen av rollen senior stabsbefal. Kotters «åtte stegs modell for endring» er særlig nyttig fordi den gir allmenn innsikt i endringsledelse og hvordan organisatoriske endringer kan gjennomføres på en effektiv måte (se figur 1).

Trinn 3 i modellen vektlegger betydningen av å skape en visjon for endring, mens trinn 4 beskriver viktigheten av å kommunisere denne visjonen ut til organisasjonen. De to trinnene brukes for å strukturere, tolke og forstå datamaterialet som vi samlet inn til denne studien.

Metode

Studien ble avgrenset til syv avdelinger med informanter fra ulike stillings -og ansvarsnivåer.
For å få innsikt i rolleforståelsen ble det hentet inn informasjon gjennom intervjuer, spørreundersøkelser og dokumentanalyser. Informantene var nøkkelpersoner innenfor OMT-prosessen, og den såkalte «snøballmetoden» ble brukt for å utvide utvalget av informanter. Spørreundersøkelsen rettet seg mot toppledelsen i de syv avdelingene, med vekt på informantenes egen forståelse av senior stabsbefal-rollen. Informantene kom fra ulike avdelinger, inkludert Forsvarssjefen og ansatte på gradsnivåene OR 7 og OR 8.

Forsvarsjefens tanker

I intervjuet med Forsvarssjefen fikk vi klargjort hans intensjon for rollen senior stabsbefal. Kort fortalt mente Forsvarssjefen at et senior stabsbefal er et befal som skal fylle stillinger i staber, og det gjelder staber på alle nivåer i Forsvaret som trenger stabskraft. Forsvarssjefen mente videre at stabsbefal har mye ansvar, men lite formell myndighet. Beslutningsmyndighet følger kommandolinjen, som betyr at det er sjefene i avdelingene som sitter på myndigheten. Utøvelse av myndigheten forutsetter imidlertid grundige og veloverveide stabsprosesser, som sikrer kvalitet i arbeidet og gir sjefen et godt grunnlag for å at beslutninger. Det handler med andre ord om å sørge for at sjefen og staben får mest mulig nytte av tilgjengelige ressurser gjennom effektive stabsprosesser. Alternativet er nemlig dårligere, og det er at sjefen selv må ta beslutninger kun basert på eget erfaringsgrunnlag.

Ansvaret for å understøtte sjefene ligger på stabsoffiserer og stabsbefal, mente Forsvarssjefen. Stabsmedlemmer skal bringe med seg egen fagekspertise. Uavhengig av om du er offiser eller befal, så skal din erfaring og din kompetanse tilføre merverdi i stabsarbeidet.

Forsvarssjefen er tydelig på at alt Forsvaret gjør innebærer ledelse. Det gjelder enten det er å lede en stor eller liten gruppe, eller å lede prosesser. For et senior stabsbefal handler altså ledelse om å lede prosesser i staben, ifølge forsvarssjefen. Et senior stabsbefal må derfor kunne lede grupper. En må kjenne seg selv og en må forstå hvilket lederskap som skal utøves i ulike situasjoner. Og kanskje viktigst, vite hvordan eget lederskap påvirker andre mennesker.

Hvis det ikke er lederskap i en stab, så får vi ikke de tverrfaglige prosessene som skal gi merverdi til sjefen. Forsvarssjefen var tydelig på at det ligger betydelig lederskap i det å være senior stabsbefal.  Senior stabsbefal kommer til å ta mange avgjørelser for å få prosessen videre. Forsvarssjefen påpekte at det viktig å skille mellom slike avgjørelser og kommandomyndigheten. Kommandomyndighet ligger historisk hos offiseren, men i seksjoner i stabene deres vil det i fremtiden også være befal som kan ta lederansvar.

Målet er uansett dette: fleksible staber som besitter nødvendig kompetanse til å gjennomføre gode stabsprosesser, og som skaper veloverveide beslutninger gjennom best ressursutnyttelse, uten å beslaglegge for mye av underliggende og sideavdelingers tid og ressurser.

Rolleuklarhet

Selv om Forsvarssjefen var tydelig i sitt syn på hva rollen senior stabsbefal innebærer, viser funnene fra våre intervjuer at dette ikke i like stor grad er tilfelle ute i avdelingene. Alle respondentene i spørreundersøkelsen mente at hverken begrepet eller rollen var beskrevet i en egen instruks, eller i et gjennomarbeidet regelverk i avdelingen. Ut over dette var det store forskjeller i informantenes svar:

• Under halvparten av respondentene var kjent med begrepet senior stabsbefal, og brukte ikke begrepet i daglig tjeneste. De som kjente til begrepet mente at senior stabsbefal måtte sees i sammenheng med senior stabsoffiser, dog med ulik ansvarsportefølje.
• Noen avdelinger var usikre på hva som ble lagt i begrepet og mente at tittelen ikke var en del av gradssystemet i egen avdeling.
• Rundt en femtedel av avdelingene brukte NATO NCO Guidelines (NATO, 2017) – våre alliertes forståelse av begrepet senior stabsbefal, som kalles chief /- eller Command Senior Enlisted Leader i NATO. Dette er et senior befal som skal bruke hele bredden av sin erfaring.
• Senior stabsbefal-begrepet ble også brukt i operative- og fellesoperativ avdeling uten tilknytting til en stabstjeneste.
• Enkelte avdelinger brukte begrepet senior spesialist.

Spørreundersøkelsene ga altså få entydige svar. Dette gir inntrykk av at rollen ikke er tilstrekkelig definert eller kommunisert. I undersøkelsen kom det frem at kommunikasjon og forankring av nye roller og begrep tilhørende OR-søylen i omstillingen ikke har vært prioritert i Forsvarets ulike avdelinger.

Av de som faktisk brukte begrepet var det 55 prosent som understreket betydningen av rollen som kompetansebrønn for effektive stabsprosesser. Dette er i henhold til Forsvarssjefens intensjon. Det som derimot ikke ble trukket frem i særlig grad var senior stabsbefals rolle innen lederskap, og det Forsvarssjefen benevnte som «betydelig lederskap». Her er det et klart avvik mellom Forsvarssjefen intensjon og den mer allmenne forståelsen og utøvelse ute i avdelingene, hvor det synes som at offiserer skal utøve ledelse mens senior stabsbefal skal være kompetanserådgivere. Det var også ulik praktisering av rollen fra en avdeling til en annen.  Ledere rundt om i Forsvaret praktiserer og oppfatter altså rollen senior stabsbefal svært forskjellig.

En feilslått endringsprosess?

Å skape en god visjon for endringen er et sentralt trinn innen endringsledelse (Kotter,  2012, s. 71). Like viktig er det at ledere kommuniserer og bevisstgjør sine ansatte på hva som er felles mål og strategi for organisasjonen. På den måten kan organisasjonen handle i tråd med ledelsens mål og intensjon. En god visjon tjener som et overordnet mål, og gir dermed retning for organisasjonens fremdrift. En klar visjon reduserer også misforståelser rundt ulike tolkninger av oppdrag, og skaper en mer enhetlig forståelse av hva som ligger i nye begreper, som for eksempel et senior stabsbefal.

Svarene fra intervjuene og spørreundersøkelsene våre indikerer at det er lagt for lite vekt på å bygge en visjon for denne rollen. Med dette menes at det er uklart hvilke ansvarsoppgaver og myndighet rollen skal ha. Snarere gis det inntrykk av at begrepet senior stabsbefal hemmes av uklarheter og mangel på forståelse i avdelingene der (den litt utydelige) visjonen skal omsettes til praksis. Berkowitz fremhever viktigheten av at menneskene har god begrepsforståelse, siden dette er forutsetningen for iverksettelse av effektive tiltak. Uten tilstrekkelig begrepsforståelse kan dette bli en vanskelig prosess (Berkowitz, 1993).

Å kommunisere visjonen under endringsprosesser er like viktig som å definere selve visjonen. I denne sammenheng er det altså ikke bare viktig å definere visjonen for rollen senior stabsbefal, men visjonen må også kommuniseres klart og tydelig. Effektiv kommunikasjon vil bidra til at visjonen forankres og opprettholdes i organisasjonens bevissthet. Manglende kommunikasjon fører i motsatt fall til usikkerhet rundt endringsprosessen; dette kan igjen påvirke måloppnåelsen (Kotter J. , 1996).

Våre funn viser at visjonen, rollen og ansvaret ikke er kommunisert godt ut til Forsvarets avdelinger. Rollen er ofte ukjent eller sprikende fordi uklarheten har ført til en subjektiv tolkning av rollen.

Funnene våre viser at OMT preges av lite sentral styring og kommunikasjon rundt rollen som senior stabsbefal. Det kan hevdes at etaten har innført denne typen stillinger uten å ha satt opp, og kommunisert, viktige parametere for felles forståelse og utøvelse av rollen. Konsekvensen er at ledere i mange av Forsvarets avdelinger praktiserer og oppfatter rollen senior stabsbefal forskjellig. Ved enkelte avdelinger har ledere tolket begrepet og rollen ut fra en egen subjektiv oppfatning, i en kontekst som avviker fra etatsledelsen, men i tråd med den iboende kulturen som preger egen avdeling. Denne klassiske «stiavhengigheten» forsterkes ytterligere ved at andre avdelinger ikke engang kjenner til rollen som senior stabsbefal. Dermed er det tydelig at rollen fremdeles ikke er fullt ut definert eller innarbeidet i Forsvaret. Funnene samsvarer også med våre egne erfaringer ved tjenestested og på skolebenken ved Forsvarets høgskole.

Konklusjon

I denne teksten har vi analysert rolleforståelsen knyttet til senior stabsbefal. Hvilke slutninger kan utledes?

Funnene våre samsvarer med den erfaringsbaserte kunnskapen vi selv besitter. Ved våre egne tjenestesteder har ikke stillingsbeskrivelser endret seg ved konverteringen av stillinger fra offiser til befal. Senior stabsbefalsstillinger likestilles med stabsoffiser, både i oppgaver og i ansvar. Dette strider med prinsippet for den nye personellordningen siden oppgaver og ansvar i OR-søylen skal være i henhold til ny stilling og ny rolle. offisersrollen ble også ny gjennom OMT. Dette kan være et resultat av manglende kompetanse om de to komplementære personellsøylene, og at etaten ikke i tilstrekkelig grad har identifisert og formet en ny retning for fremtidens stabsbefal og stabsoffiserer. Dermed kan man som både stabsbefal og stabsoffiserer kjenne på en usikkerhet i rolleutøvelsen i stabsarbeidet. Vi ønsker en mer tydelig retning, enhetlig kommunikasjon og samarbeid på tvers av avdelingene rundt begrepsavklaring og formidling av rollen som senior stabsbefal.

Vår klare anbefaling er å ta ett steg tilbake, og bruke mer tid på å gjøre det Kotter hevder i sin teoretiske forklaringsmodell: Forsvaret må tydelig beskrive og ramme inn visjonen for, og rollen som, senior stabsbefal. Deretter bør Forsvaret sørge for at dette blir entydig og klart kommunisert ut i hele organisasjonen. Tydelig og gjentagende kommunikasjon av visjonen er avgjørende for å sikre at endringen forankres og blir innført i organisasjonen. Først da vil Forsvarets ulike avdelinger oppnå det Forsvarssjefen ønsker; et senior stabsbefal som  sitt fulle potensiale bidrar til fleksible staber med nødvendig kompetanse til å gjennomføre effektive stabsprosesser som leder frem til kloke beslutninger som gir maksimal ressursutnyttelse.

Til slutt prøver vi oss på en rollebeskrivelse for senior stabsbefal-rollen, da det muligens kan være et sted å starte:

Senior stabsbefal er militært ansatte med lang erfaring, kompetanse og breddeforståelse innenfor ett eller flere fagfelt. Senior stabsbefal skal tilføre kompetanse og kunne lede grupper og prosesser i stab på alle nivå. Senior stabsbefal tilhører gradsnivåene OR 8 eller OR 9.

Foto: Olav Standal Tangen, Forsvaret